Konsep Manajemen Informasi Dalam perusahaan
Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi
Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.
Dari definisi tersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih lanjut: a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi
Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.
c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk
menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.
d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional. Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu)
sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.
e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
f. Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas. Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas, antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.
g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.
Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. Secara teoritis hal tersebut dapat dijelaskan karena adanya karakteristik sebagai berikut:
- Pada level operasional, yang terjadi dalam e-business adalah restrukturisasi dan redistribusi dari bit-bit digital (digital management), sehingga mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses;
- Berbeda dengan bisnis konvensional dimana biasanya sebuah kantor beroperasi 8 jam sehari, di dalam e-business (internet), perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait;
- Berjuta-juta individu (pelanggan) dapat berinteraksi dengan berjuta-juta perusahaan yang terkoneksi di internet, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk pindah-pindah perusahaan dengan biaya yang sangat murah (rendahnya switching cost);
- Fenomena jejaring (internetworking) memaksa perusahaan untuk bekerja sama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk atau jasa secara kompetitif, sehingga kontrol kualitas, harga, dan kecepatan penciptaan sebuah produk atau jasa kerap sangat ditentukan oleh faktor-faktor luar yang tidak berada di dalam kontrol perusahaan; dan
- Mekanisme perdagangan terbuka dan pasar bebas (serta teori perfect competition) secara tidak langsung telah terjadi di dunia internet, sehingga seluruh dampak atau dalil-dalil sehubungan dengan kondisi market semacam itu berlaku terjadi di dunia maya
Strategic Uses of Information Technology.
- Pendekatan Strategi
Pada iklim persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan atau organisasi dituntut untuk bersikap responsif dalam menghadapi berbagai tekanan baik yang datang dari dalam maupun luar lingkungan organisasi, yaitu dari kompetitor, konsumen maupun para pemasok (supplier). Sikap responsif ini dapat dinyatakan dalam tindakan menyusun sebuah strategi bisnis untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi organisasi terhadap berbagai faktor tekanan. Salah satu bentuk umum strategi tersebut adalah seperti yang pernah diusulkan oleh Porter yang membagi strategi menjadi 2 kelompok yaitu strategi utama dan tambahan seperti berikut :
1. Cost leadership: membuat produk atau layanan dengan biaya terendah pada satu jenis industri.
2. Differentiation: menjadi yang unik di dunia industri, misalnya mempelopori penggunaan teknologi baru sebelum perusahaan lain memulai layanan yang sama.
3. Focus: memilih segmen pasar yang sempit (market tertentu) dan menerapkan strategi cost leadership atau differentiation pada segmen ini.
Strategi di atas kemudian dikembangkan lagi
dengan mengusulkan beberapa strategi tambahan sebagai berikut: 1. Growth, meningkatkan market share,
mendapatkan customer lebih banyak atau menjual lebih banyak.
2. Alliances, bekerja sama dengan mitra. Strategi ini menghasilkan sinergi, membuat perusahaan dapat berkonsentrasi pada bisnis utama (core business) dan menyediakan peluang untuk berkembang.
3. Innovation. Membuat produk atau layanan baru, menambahkan fitur baru pada produk yang telah ada, atau menerapkan cara baru dalam menghasilkan produk, teramsuk juga aplikasi sistem informasi yang inovatif.
4. Efficiency, meningkatkan efisiensi bagaimana bisnis internal dikerjakan. Peningkatan meliput peingkatan kepuasan karyawan dan customer, kualitas, produktivitas, dan mengurangi waktu ke pemasaran.
5. Customer oriented approach dan CRM. Berkonsentrasi untuk memuaskan customer.
Membangun Customer Focused Bisnis
Fokus pada Pelanggan. Dalam aspek ini maka manajemen harus melakukan hal-hal berikut ini :
• Harus memahami kebutuhan pelanggan
• Memenuhi kebutuhan pelanggan
• Berusaha melebihi persyaratan pelanggan
• Secara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan
Kepemipinan yang berorientasi pada mutu. Dalama aspek ini para pemimpin organisasi harus melakukan :
• Menetapkan kebijakan mutu serta mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi mutu
• Menciptakan lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran organisasi
Keterlibatan segenap karyawan. Personnel semua level adalah inti organisasi. Semuanya secara penuh harus ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi, sehingga teridentifikasi kebutuhan kompetensi serta tersedia pelatihan untuk pengembangan kompetensi.
Dan pada gilirannya, pegawai yang kompeten akan mampu menciptakan keunggulan faktor manusia untuk mencapai kesesuaian mutu produk.
Pendekatan Proses
• Orientasi pada proses kerja yang efektif
• Sumber daya dan aktivitas dikendalikan sebagai proses
• Secara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk
Pendekatan Sistem
• Mengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga :
• Terbangsun sasaran mutu pada tiap proses
• Tercipa interaksi dan rangkaian proses yang benar
• Terpantau efektifitas tiap proses
Perbaikan terus menerus.
• Terdapat proses untuk secara reguler mengevaluasi tingkat kinerja
• Proses evaluasi selalu disertai dengan corrective action dan gagasan untuk meningkatkan kinerja
Pendekatan Faktual (fakta) untuk Pengambilan Keputusan
• Proses pengambilan keputusan didasarkan pada fakta dan data, disertai dengan analisa yang logis
• Dengan demikian penyediaan data yang valid merupakan sebuah proses yang harus dipenuhi
Hubungan dengan Pemasok
• Terdapat persyaratan mutu minimum yang ditetapkan kepada setiap pemasok
• Dilakukan kerjasama intensif dengan seluruh mata rantai pemasok untuk menciptakan proses kerja yang efektif, efisien dan mampu memenuhi persyaratan mutu
Value Chain & Strategic Information System
(ditemukan oleh Michael Porter) adalah model yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas-aktivitas spesifik yang dapat menciptakan nilai dan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Aktivitas-aktivitas tersebut dibagi dalam 2 jenis, yaitu :
1. Primary activities :
- Inbound logistics : aktivitas yang berhubungan dengan penanganan material sebelum digunakan.
- Operations : akivitas yang berhubungan dengan pengolahan input menjadi output.
- Outbound logistics : aktivitas yang dilakukan untuk menyampaikan produk ke tangan konsumen.
- Marketing and sales : aktivitas yang berhubungan dengan pengarahan konsumen agar tertarik untuk membeli produk.
- Service : aktivitas yang mempertahankan atau meningkatkan nilai dari produk.
2. Supported activities :
- Procurement : berkaitan dengan proses perolehan input/sumber daya.
- Human Resources Management : Pengaturan SDM mulai dari perekrutan, kompensasi, sampai pemberhentian.
- Technological Development : pengembangan peralatan, software, hardware, prosedur, didalam transformasi produk dari input menjadi output.
- Infrastructure : terdiri dari departemen-departemen/fungsi-fungsi (akuntansi, keuangan, perencanaan, GM, dsb) yang melayani kebutuhan organisasi dan mengikat bagian-bagiannya menjadi sebuah kesatuan.
- Strategic Information System
Adalah sistem informasi komputer yang di gunakan pada ringkat organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk, jasa, dan hubungan lingkungan unuk membantu organisasi memperoleh keunggulan yang kompetetif.
Pengaruh bersaing Sistem informasi strategis
- Siklus Pengembangan produk
- Memperkuat Kualitas produk
- Keompok Penjualan dan dukungan penjualan
- otomatisasi siklus pesanan
- pengurangan biaya kantor
- Manajemen Saluran produk dan Persedian
- POengurangan Level Manajemen
- Penguatan tampilan produk dan ancaman terhadap produk pengganti
Pengaruh industri dari sistem informasi strategis
- Sistem produk dan jasa
- Siklus Hidup Produk
- Skop Geografis
- Skala ekonomis dalam Produksi
- Perpindahan dalam tempat nilai tambah
- Kekuatan menawar dari pemasok
- Penciptaan berbisnis Baru
Penerapan sistem informasi strategis dapat di katakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria sbb :
- Mencapai Posisi Kepemimpinan Biaya yang rendah
- Menyediakan Diferensisi Produk/jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih besar
- Menciptalan aliansi antar perusahan dan pemasok serta pelanggannya, sehingga menguragi biaya untuk pemasok dan menyediakan dukungan khusus bagi pelanggannya
- Mempertinggi nilai suatu produk jasa dengan menyediakan tampilan atau dukungan yang inovatif
- Memungkinkan pertimbuhan pada pasar yang ada secara geografis atau ekspansi volume
- Membantu Mengenalkan Suatu produk Ke Pasar
Re-engineering Bussiness Process
Menurut Hammer dan Champy, (1993) seperti disebutkan oleh Sitorus dan Nasution (2007), rekayasa ulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer.
Menurut Manganelli dan Klein (1994:7): "Reengineering is the rapid and radical redesign of strategic, value–added business process and the systems, policies and organizational structures that support them – to optimize the work flows and productivity in an organization."
- 1. Process, yaitu serangkaian aktivitas yang mengubah masukan menjadi keluaran. Terdapat tiga aktivitas dalam proses yaitu:
- Value–adding activities, aktivitas untuk menghasilkan nilai tambah
- Hand–off activities, Aktivitas yang memindahkan aliran kerja dengan melewati hambatan-hambatan fungsional, departemental atau organisasional
- Control activities, aktivitas yang tercipta untuk mengendalikan Hand–off activities.
- Strategic and value added. Target utama rekayasa ulang proses bisnis adalah strategi dan nilai tambah. Untuk memaksimalkan tingkat pengembalian investasi dalam rekayasa ulang, perusahaan mulai memfokuskan pada proses yang terpenting dalam perusahaan, yaitu tidak hanya strategi dan nilai tambah tetapi keseluruhan system, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses.
- Optimization of work flow and productivity in organization, yaitu meningkatkan produktivitas, pangsa pasar, pendapatan, tingkat pengembalian investasi dan asset. Rekayasa ulang proses bisnis dapat diukur dari pengurangan biaya per unit.
- Rapid, radical and redesign. Rekayasa ulang harus dilaksanakan secara cepat dan radikal serta merancang kembali proses bisnis untuk menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.
Rekayasa ulang proses bisnis mencoba untuk memisahkan proses lama dengan proses baru tentang bagaimana mengorganisasikan dan memperlakukan bisnis. Hal ini mencakup penggantian metode lama dan mencari metode baru untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Menciptakan Virtual Company
Definisi Virtual Company
Virtual company memiliki beberapa definisi yaitu:
1. Suatu organisasi yang hanya menggunakan komputer dan teknologi komunikasi yang memiliki kemudahan dalam mengatur administrasi untuk berkomunikasi dengan pihak klien, menggunakan media telepon, fax, email, internet, IM, dan videoconference yang tidak dibatasi oleh waktu dan ruang [12];
3. Virtual company (VC) adalah salah satu metode yang dapat membuat owner dan manager mengatasi menegement yang dibutuhkan. VC dilengkapi dengan administrasi, kreatif dan teknikal skill serta pelayanan yang dapat membantu entrepreneurs dan professionals lebih mudah mengatur bisnis yang akan dijalankan.[]
Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa virtual company yang akan digunakan dalam topik ini adalah suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.
Menciptakan Virtual Company.
Yaitu menciptakan produk atau softwere sendiri untuk mendukung suatu perusahaan.
Membangun Knowledge Creating Company
Membangun Knowledge Creating Company.
Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
- Cara menghadapi persaingan global.
- Cara menjaga kepuasan pelanggan.
- Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
- Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
- Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.
2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :
- Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.
- Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.
REFRENSI
directory.umm.ac.id/SI-PT/akuntansi-mutia.pdf
journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1731/1511
